Cara Membuat Mail Merge Pada Word - Ms. Office - Ms. Word
LIHAT TUTORIAL PEMROGRAMAN JAVA DISINI
Mail merge dapat membantu untuk membuat dokumen (contohnya surat) yang isinya sama tapi penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge dapat juga digunakan untuk membuat label, sertifikat, dan amplop.
Ada Dua (2)dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:
• Dokumen Master, dokumen utama isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source bisa berupa data di Access, Excel, dan sebagainya.
Pada artikel ini, data source menggunakan Excel, karena lebih cepat.
Selain itu juga:
• Lebih mudah memanajemen dan atau menambah data baru.
• Lebih mdah membaca data yang akan ditampilkan di lembar kerja Excel terutama jika ingin memperbaiki kesalahan seperti salah pengejaan.
• dan mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
contohnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya krang lebih sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tsb dan menyalinnya kedokumen (data source) baru.
Langkah Kerja membuat mail merge yaitu:
Langkah I Membuat Data Source
Buat data source Nama dan Alamat diExcel seperti di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
Mail merge dapat juga digunakan untuk membuat label, sertifikat, dan amplop.
Ada Dua (2)dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:
• Dokumen Master, dokumen utama isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source bisa berupa data di Access, Excel, dan sebagainya.
Pada artikel ini, data source menggunakan Excel, karena lebih cepat.
Selain itu juga:
• Lebih mudah memanajemen dan atau menambah data baru.
• Lebih mdah membaca data yang akan ditampilkan di lembar kerja Excel terutama jika ingin memperbaiki kesalahan seperti salah pengejaan.
• dan mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
contohnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya krang lebih sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tsb dan menyalinnya kedokumen (data source) baru.
Langkah Kerja membuat mail merge yaitu:
Langkah I Membuat Data Source
Buat data source Nama dan Alamat diExcel seperti di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
Buat dokumen master surat diWord seperti di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk meletakan nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena akan dilanjutkan pada langkah selanjutnya: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, pilih Start Mail Merge.
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, pilih Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, kemudian cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. pilih Open guna menampilkan kotak dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table, pilih lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers diceklis. Kemudian pilih OK.
6. Tempatkan data pada masing-masing tempatnya.
7. Letakkan kursor dibawah tulisan Kepada Yth., selanjutnya pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, pilih Insert Merge Field dan pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen maka akan seperti di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data_field>>
o Jika hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, pilih Edit Recipient List.
2. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti di bawah ini.
o Jika ada penambahan data baru di Excel, pilih nama dokumen pada Data Source dan pilih tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan didaftar
Surat akan ditampilkan per-data. Klik(Tekan) tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.
Langkah 4 Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
• Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
1. All digunakan untuk mencetak semua surat.
2. Current record digunakan untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data yang akan dicetak pada kotak From dan To, digunakan untuk mencetak surat yang dipilih saja.
• Edit Individual Documents, digunakan untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, masing-maaing surat akan ditampilkan per-halaman. Jangan lupa dismpan dokumen baru tersebut.